跳到主要内容

采购退货 — 用户操作手册

功能概述​

采购退货模块用于管理向供应商退货的完整流程。当采购的商品存在质量问题、数量不符或其他原因需要退货时，可通过此模块创建退货申请、执行审批、完成出库和退款结算，实现采购退货业务的闭环管理。

前置条件
  • 已登录品牌管理后台
  • 具有采购管理模块的操作权限
  • 已存在已入库的采购订单
  • 已配置退货原因类型

一、页面总览​

进入「采购退货」页面后，您将看到以下主要区域：

1.1 页面头部​

  • 标题：退单管理
  • 副标题：创建、审核、出库与退款结算的统一入口
  • 操作按钮：新建退货单

1.2 统计卡片​

页面顶部展示四个关键指标：

指标说明
待审核待处理的退货申请数量
待出库审核通过等待出库的退货单数量
待退款已出库待退款结算的退货单数量
已完成已完成退款结算的退货单数量

1.3 筛选区域​

支持按以下条件筛选退货单：

  • 退货单状态：草稿、待审核、审核通过、审核拒绝、待出库、已出库、待退款、已完成、已取消
  • 采购订单号：输入采购订单编号精确查询
  • 供应商名称：输入供应商名称模糊搜索
  • 创建日期：选择日期范围

1.4 退货单列表​

列表展示以下字段信息：

  • 退货单号（可点击跳转详情）
  • 关联采购订单号
  • 供应商名称
  • 退货状态
  • 退货数量
  • 退货金额
  • 创建时间
  • 操作按钮

二、新建退货单​

Step 1：点击新建按钮​

点击页面右上角「新建退货单」按钮，打开退货单创建弹窗。

Step 2：选择关联采购单​

  1. 在「关联采购单」下拉框中选择需要退货的采购订单
  2. 系统会自动加载该采购单的供应商信息和已入库商品明细
  3. 只能选择已入库且未完全退货的采购单
提示

支持按采购单号、供应商名称搜索快速定位采购单。

Step 3：填写退货信息​

字段必填说明
退货日期是默认为当天，可修改
退货原因是选择预设的退货原因类型
退货备注否补充说明退货原因，最多500字符

Step 4：添加退货明细​

  1. 在商品列表中勾选需要退货的商品规格
  2. 填写每个商品的退货数量（不能超过可退数量）
  3. 确认退货单价（默认取自采购单价，可修改）
  4. 系统会自动计算退货金额小计
注意

退货数量不能超过该商品的已入库数量减去已退货数量。

Step 5：保存退货单​

确认信息无误后，点击「保存退货单」按钮：

  • 系统创建草稿状态的退货单
  • 弹窗关闭，列表自动刷新
  • 新创建的退货单显示在列表首位

三、编辑退货单​

Step 1：找到可编辑的退货单​

只有草稿状态的退货单支持编辑。

Step 2：点击编辑按钮​

在操作列点击「编辑」链接，打开编辑弹窗。

Step 3：修改信息​

可修改的内容：

  • 退货日期
  • 退货原因
  • 退货备注
  • 退货明细（增删改）
注意

修改关联采购单后，原有退货明细将被清空，需要重新添加。

Step 4：保存修改​

点击「保存退货单」按钮，系统更新退货单信息。

四、提交审核​

Step 1：确认退货单信息​

确保退货单信息完整准确，特别是：

  • 关联采购单选择正确
  • 退货原因已选择
  • 退货明细至少有一条有效记录

Step 2：执行提交操作​

在操作列点击「提交」链接，系统弹出确认对话框。

Step 3：确认提交​

点击「确定」按钮，退货单状态变更为待审核。

五、审核退货单​

Step 1：查看待审核退货单​

筛选状态为「待审核」的退货单。

Step 2：执行审核操作​

在操作列点击「审核」链接，打开审核弹窗。

Step 3：填写审核意见​

  • 审核结果：选择「通过」或「拒绝」
  • 审核备注：填写审核意见（拒绝时必填）

Step 4：确认审核​

点击「确定」按钮：

  • 审核通过：状态变更为「待出库」
  • 审核拒绝：状态变更为「审核拒绝」，可重新编辑后提交

六、退货出库​

Step 1：找到待出库的退货单​

状态为「待出库」的退货单支持出库操作。

Step 2：点击出库按钮​

在操作列点击「出库」链接，打开退货出库弹窗。

Step 3：确认出库信息​

弹窗显示：

  • 退货单号
  • 供应商
  • 退货仓库
  • 退货商品明细

Step 4：填写出库信息​

  • 出库时间：默认当前时间，可修改
  • 出库备注：选填

Step 5：确认出库数量​

核对每个商品的出库数量，确认与实际退货数量一致。

Step 6：提交出库​

点击「确认出库」按钮：

  • 系统扣减库存
  • 退货单状态变更为「待退款」
  • 生成出库记录

七、退款结算​

Step 1：找到待退款的退货单​

状态为「待退款」的退货单支持退款操作。

Step 2：点击退款按钮​

在操作列点击「退款」链接，打开退款结算弹窗。

Step 3：填写退款信息​

字段必填说明
退款金额是实际退款金额，默认等于退货金额
退款方式是选择退款方式（原路退回、银行转账等）
退款时间是实际退款日期
退款备注否退款凭证号等补充信息

Step 4：确认退款​

点击「确认退款」按钮：

  • 系统记录退款信息
  • 退货单状态变更为「已完成」
  • 退货流程闭环完成

八、查看退货单详情​

Step 1：打开详情页面​

点击退货单号链接，或操作列的「详情」链接，打开详情抽屉。

Step 2：查看基本信息​

  • 退货单号
  • 关联采购订单号
  • 供应商信息
  • 退货状态
  • 退货金额
  • 创建时间

Step 3：查看退货明细​

表格展示所有退货商品：

  • 商品名称、规格
  • 退货数量
  • 退货单价
  • 退货金额

Step 4：查看操作日志​

底部展示该退货单的所有操作记录：

  • 操作动作（创建、提交、审核、出库、退款等）
  • 操作人
  • 操作时间
  • 操作内容

九、取消退货单​

Step 1：确认可取消状态​

以下状态的退货单支持取消：

  • 草稿
  • 待审核
  • 审核拒绝

Step 2：执行取消操作​

在操作列点击「取消」链接，系统弹出确认对话框。

Step 3：确认取消​

点击「确定」按钮，退货单状态变更为「已取消」。

注意

已取消的退货单无法恢复，请谨慎操作。

十、退货单状态说明​

状态说明可操作
草稿刚创建的退货单编辑、提交、取消
待审核已提交等待审核审核、取消
审核通过审核通过等待出库出库
审核拒绝审核未通过编辑、重新提交、取消
待出库等待执行出库出库
已出库已完成出库退款
待退款等待退款结算退款
已完成已完成退款仅查看
已取消已取消的退货单仅查看

常见问题​

问题原因与解决方案
无法选择采购单检查是否存在已入库且未完全退货的采购单；确认采购单状态为「已完成」
退货数量无法输入检查该商品是否还有可退数量；确认商品已入库
提示「退货数量超过可退数量」退货数量不能超过已入库数量减去已退货数量，请核对后调整
找不到审核按钮只有「待审核」状态的退货单显示审核按钮，请确认状态
无法出库检查退货单状态是否为「待出库」或「审核通过」
无法退款检查退货单状态是否为「待退款」，确认已完成出库
取消后无法恢复已取消的退货单无法恢复，如需退货请重新创建